Friday, July 30, 2010

Kemasukan Data Anggaran Bajet Jabatan Tahun 2011

 Arahan ini ditujukan khas buat semua Pembantu Tadbir/Pegawai Penyemak di jabatan.
  • Sila key-in semula batas perbelanjaan bagi tahun 2011 dan 2012 dalam SPEKS Modul Bajet,  data    yang telah dimasukkan pada 28 dan 29 Julai lalu tidak diterima dan telah dipadam oleh system.
  • Pastikan batas gaji bagi tahun 2012 adalah mencukupi apabila memasukkan data kiraan gaji untuk tahun kedua.
  • Pastikan kod yang digunakan adalah betul sama ada S bagi batas sedia ada, B bagi batas dasar baru dan O bagi 'one off'.
  • Pastikan semua data disemak oleh Pegawai Penyemak sama ada CC, PPT atau Pen.Akauntan.
  • Kemasukan dan penyemakan data hendaklah disiapkan sebelum atau paling lewat pada 13 Ogos 2010.

Wednesday, April 14, 2010

DEFINISI

Pegawai Pengawal :-
Pelantikan Pegawai Pengawal adalah merujuk kepada Seksyen 15A Prosedur Kewangan 1957.

Ketua Program :-
Ketua Program bagi satu-satu program di bawah struktur program dan aktiviti.

Ketua Aktiviti :-
Ketua bagi satu-satu Aktiviti dibawah Struktur Program dan Aktiviti.

Batas Perbelanjaan :-
Satu jumlah peruntukan wang yang ditetapkan di peringkat permulaan proses belanjawan tahunan sebagai peruntukan bagi sesuatu Jabatan untuk membiayai dasar sedia ada bagi tahun berkenaan. Jumlah peruntukan ini tidak boleh dilampaui di dalam mengemukakan cadangan perbelanjaan bagi dasar sedia ada.

Dasar Sedia Ada :-
Semua Program/Aktiviti yang dijalankan pada tahun semasa (kecuali "one-off") yang telah mendapat kelulusan Pegawai Kewangan Negeri atau Pihak Berkuasa Negeri.

Dasar Baru :-
Dasar baru merupakan Program/Aktiviti baru termasuk tambahan, sambungan atau perluasan kepada dasar sedia ada.

'One-Off' :-
Sesuatu perbelanjaan yang tidak berulang (hanya sekali)

Perjanjian Program :-
Suatu persetujuan antara Jabatan dengan Pegawai Kewangan Negeri mengenai input yang akan digunakan, output dan impak yang hendak dicapai untuk setiap Program/Aktiviti yang dikenal pasti.

Laporan Pengecualian :-
Laporan bagi tujuan memberi penjelasan terhadap penunjuk-penunjuk (mengenai kewangan dan bukan kewangan) yang mana pencapaian input/outputnya adalah didapati terkeluar daripada kadar varian yang dipersetujui di dalam Perjanjian Program.

Petunjuk Prestasi :-
Maklumat output yang dikenalpasti dan digunakan bagi mengawasi pencapaian sesuatu aktiviti. Pada amnya maklumat ini boleh disediakan dalam bentuk kuantitatif, kualitatif, kecekapan masa dan kos unit.

Tahap Varian Yang Diiktiraf :-
Satu tahap yang dipersetujui untuk sesuatu penuntuk prestasi yang mana sesebuah Jabatan tidak perlu mengemukakan laporan pengecualian. Tahap ini boleh dinyatakan dalam bentuk peratusan atau nilai mutlak sebenar. Misalnya, sekiranya sesuatu penunjuk prestasi ditetapkan pencapaian 100 dan tahap varian yang dipersetujui adalah +2, maka pencapaian di antara 98 hingga 102 dianggap dalam tahap varian yang dibenarkan dan laporan pengecualian tidak perlu disediakan.

'Threshold' :-
Sesuatu nilai yang ditetapkan oleh Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri bagi sesuatu agensi yang mana nilai digunakan sebagai ukuran untuk menentukan jumlah peruntukan tambahan yang wajar diluluskan oleh Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri di dalam menimbangkan sesuatu cadangan dasar baru/'one-off' itu. Bagi program baru atau 'one-off' yang nilainya melampaui paras 'threshold', peruntukan tambahan akan hanya diberi bagi setakat nilai yang melebihi 'threshold' Jabatan berkenaan.

PENENTUAN OBJEKTIF

Penentuan Objektif merupakan satu tugas yang kritikal di dalam proses pengurusan. Seseorang pengurus yang cekap perlu memahami apa yang seharusnya dicapai oleh organisasi serta sumbangannya terhadap pencapaian objektif berkenaan. Pernyataan objektif yang terang, jelas dan ringkas akan membantu sesuatu organisasi itu menjadi lebih cekap dan berkesan.

Penentuan objektif memberikan rangka asas bagi seseorang pengurus membuat perancangan yang lebih baik, bermakna dan memilih beberapa tindakan ke arah pencapaian objektif tersebut. Pernyataaan objektif yang tepat, ringkas dan jelas maksudnya akan membolehkan seseorang pengurus itu membuat keputusan pengurusan yang lebih baik dan tegas. Dengan cara penekanan kepada objektif yang tepat dan jelas ini pertindihan fungsi berbagai-bagai Program dan Aktiviti dalam satu-satu organisasi itu adalah satu tugas yang sukar tetapi ianya tidak mustahil dilaksanakan oleh pengurusan.

Memandangkan kepada perubahan-perubahan yang berlaku dari masa ke semasa, pembentukan satu-satu objektif itu bukanlah satu proses yang dilakukan sekali sahaja. Ianya merupakan satu proses yang berterusan yang memerlukan pemikiran semula berpandukan kepada maklumat yang diperolehi dari tindakan-tindakan yang telah diambil di samping perkembangan-perkembangan lain. Oleh kerana tugas untuk menentukan objektif yang jelas dan tepat merupakan sebahagian daripada tugas perancangan strategik maka tugas ini tidak seharusnya diberikan kepada pegawai-pegawai peringkat bawahan dalam sesuatu organisasi. Ianya harus dijalankan oleh pihak pengurusan atasan.

Objektif ialah apa yang hendak dicapai. Objektif perlu disediakan di peringkat-peringkat Organisasi, Program, Aktiviti dan Aktiviti Kecil. Penentuan objektif adalah satu ciri penting Sistem Belanjawan Diubahsuai kerana perkara-perkara seperti strategi pelaksanaan, fungsi, output dan impak Aktiviti akan ditentukan berasaskan kepada objektif. Selain daripada ini Penilaian Program akan dapat dibuat berdasarkan kepada objektif.

Pernyataan objektif yang baik mempunyai ciri-ciri berikut :-
(a)  Menumpukan kepada masalah dan/atau keperluan yang harus diselesaikan atau dipenuhi;
(b)  Berorientasikan impak;
(c)  Dinyatakan dalam bentuk yang boleh dicapai; dan
(d)  Dinyatakan dalam bentuk yang boleh diukur.

Objektif pula tidak sepatutnya :
(a)  Berbentuk fungsi/tugas sahaja
(b)  Dalam bentuk kenyataan undang-undang; dan
(c)  Bersifat umum dan terlalu luas

PEMBENTUKAN PROGRAM DAN AKTIVITI

Sistem Belanjawan Diubahsuai menumpukan perhatian kepada objektif sesebuah organisasi dan mengaitkan kepada sumbangan semua Program dan Aktiviti kepada pencapaian objektif tersebut. Oleh itu untuk memastikan kejayaan sistem ini maka perlulah kita merangka Program dan Aktiviti.

Dalam konteks Sistem Belanjawan Diubahsuai, Program boleh didefinisikan sebagai klasifikasi kerja tertinggi yang dijalankan oleh sesuatu agensi untuk mencapai matlamatnya. Ianya merupakan bidang-bidang tugas agensi dan biasanya terdiri dari beberapa Aktiviti.

Pernyataan objektif bagi sesuatu organisasi itu mestilah ditentukan terlebih dahulu. Setelah objektif yang hendak dicapai itu jelas, maka struktur Program dan Aktiviti dirangka. Dengan lain perkataan Program ialah cara bagi mencapai sesuatu objektif yang telah ditetapkan. Ada beberapa sebab tertentu mengapa mustahaknya Program dan Aktiviti dirangka dan diantaranya ialah :-

(a)  Ianya merupakan satu cara bagi mengintegrasikan semua elemen Sistem Belanjawan
      Diubahsuai iaitu Batas Perbelanjaan, Perjanjian Program yang mengandungi maklumat
      mengenai Objektif, Program, Aktiviti dan Pengukuran Prestasi, Penilaian Program dan
      Pendekatan Yang Lebih Menyeluruh Terhadap Kawalan Perbelanjaan;

(b)  Dengan adanya Program, kita boleh menumpukan perhatian kepada sesuatu objektif iaitu
      dengan menjadikan objektif ini sebagai titik penentuan bagi kegiatan-kegiatan Aktiviti dan
      punca-punca pengeluaran yang digunakan; dan

(c)  Program juga mengenai Aktiviti-Aktiviti yang menyumbang kepada pencapaian objektif    
      Program ini dan dengan ini kosnya boleh ditentukan. Ianya juga membolehkan kita
      menyenaraikan semua Aktiviti mengikut makna. Dengan cara ini kita boleh mengumpul
      maklumat yang berguna bagi membuat keputusan yang lebih rasional.

Ada beberapa ciri bagi menentukan sesuatu Program yang baik :-

  • Sesuatu program itu mestilah mempunyai objektif dan objektif bagi tiap-tiap Program itu hendaklah tidak serupa tetapi ianya saling menyumbang kepada pencapaian objektif sesebuah organisasi;

  • Beberapa Program itu mestilah apabila disatukan menumpukan perhatian kepada objektif sesuatu organisasi dan akhirnya menyumbang kepada matlamat Kerajaan keseluruhannya;

  • Sesuatu Program itu mestilah boleh dinilaikan kepada faedah-faedah yang hendak diperolehi dan prestasinya mestilah boleh diukur;

  • Sesuatu Program itu haruslah menggalakkan kita menimbang beberapa cara untk mencapai sesuatu objektif;

  • Sesuatu Program itu mestilah sejajar dengan peranan sesuatu organisasi dan tidak bercanggah dengan sebarang peruntukan undang-undang agensi berkenaan dan seterusnya perlembagaan negara; dan

  • Sesuatu Program itu mestilah menjadi asas rangkaian untuk mengumpul maklumat. Ini memudahkan sesuatu organisasi itu menentukan peruntukan, membuat keputusan dan pelaksaaan melalui Program dan Aktiviti. Ianya juga membantu pihak pengurusan dalam perancangan belanjawan, penyelarasan, kawalan dan penilaian operasi-operasi yang dijalankan.
Oleh kerana sesuatu Program itu mengandungi beberapa langkah operasi yang saling membantu ke arah mencapai objektif sesebuah organisasi dan untuk menentukan kejayaan yang optimum, operasi-operasi tersebut perlu dikendalikan secara berasingan. Oleh yang demikian, sesuatu Program boleh dipecahkan kepada beberapa Aktiviti.

Aktiviti boleh didefinisikan sebagai sekumpulan operasi kerja, tugas atau tanggungjawab yang merupakan sebahagian/pecahan sesuatu Program.

Berikut adalah beberapa ciri bagi mengenali sesuatu Aktiviti :-

  1. Fokus kepada masalah/keperluan utama;

  2. Menghasilkan output akhir yang 'homogenous'

  3. Mempunyai pelanggan utama;

  4. Mempunyai pegawai yang bertanggungjawab untuk tujuan akauntabiliti; dan

  5. Tidak terlalu besar atau terlalu kecil dari segi perbelanjaan dan bilangan kakitangan.
Struktur Program dan Aktiviti dibentuk setelah Program dan Aktivitri dikenalpasti. Struktur Program dan Aktiviti boleh didefinisikan sebagai satu senarai Aktiviti dibawah kendalian sesuatu Program yang telah disusun mengikut susunan keutamaan untuk mencapai sesuatu objektif.

Struktur Program dan Aktiviti juga merupakan rangka kerja yang sangat berguna dalam menyusun maklumat-malumat yang diperlukan bagi perancangan belanjawan, penyelarasan dan penilaian operasi sesebuah organisasi. Ianya juga menyediakan rangkaian laporan maklumat-maklumat yang diperlukan.

Tuesday, April 13, 2010

Pemberitahuan Mengenai Format AP


Kepada semua pegawai penyedia Anggaran Bajet di jabatan-jabatan,sila ambil maklum bahawa Format AP-1 dan AP-2 yang dilampirkan didalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Negeri Pahang Darul Makmur Bil.1 Tahun 2010 hanya perlu diisi oleh 11 jabatan yang diberi Peruntukan Pembangunan.  Pejabat Daerah dan Tanah dan jabatan yang mendapat peruntukan kecil dari Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri tidak perlu mengisi format ini.

~KPT(B)I~

BUKU 3, AP-1 & AP-2





ABM-7




ABM-4, ABM-5, ABM-6






ABM-3, ABM-3A, ABM-3B



BUKU 2, ABM-7A, ABM-7B & ABM-7C












Format ABM-2


1. MAKSUD BEKALAN  : [Catatkan maksud bekalan seperti di Buku Belanjawan.
                                              Contoh : B11]

2. JABATAN/AGENSI : [Contoh : Pejabat Daerah dan Tanah Bentong]

3.  PROGRAM : [Catatkan Nama Program. Contoh : 01 Pentadbiran dan Kewangan]

4.  AKTIVITI :  [Catatkan Nama Aktiviti. Contoh : Perkhidmatan/Perjawatan;
                                                                                   Kewangan;
                                                                                   Pentadbiran Am; dan
                                                                                   Hasil/Duti Stem]

5.  KOD : [Seperti dalam Buku Belanjawan Negeri. Contoh : 01 Pentadbiran Am]

(Maklumat untuk mengisi Elemen 1 hingga 5 di atas boleh didapati dengan merujuk kepada Buku Belanjawan Negeri yang dikeluarkan setiap tahun oleh Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Pahang.)

6.  PUNCA KUASA :

     i)     Pengwujudan [Catatkan bilakah Program ini diwujudkan]
    ii)     Sumber Kuasa [Catatkan sumber mana yang memberi kuasa kepada Program untuk
            menjalankan tugas.

(Rujukan kepada Akta/Pekeliling-pekeliling secara am tidak digalakkan. Contoh : Perlembagaan Malaysia, Akta Prosedur Kewangan, Pekeliling Perkhidmatan, Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam)

7. OBJEKTIF :

[Senaraikan objektif yang dipersetujui bagi Aktiviti. Objektif sepatutnya menumpukan kepada masalah yang perlu diselesaikan atau keperluan yang perlu dipenuhi berorientasikan impak, dalam ertikata yang boleh dicapai dan diukur. Objektif tidak sepatutnya berbentuk fungsi/tugas sahaja, dalam bentuk kenyataan undang-undang atau bersifat umum dan terlalu luas.)

(Masalah yang biasa dilakukan oleh Program ialah memberikan banyak objektif yang merujuk kepada Aktiviti-aktiviti yang berada di bawah sesuatu Program. Selain itu objektif yang diberikan tidak mempunyai elemen seperti yang dinyatakan di atas.)

8.  PELANGGAN :

(Ia merupakan pihak-pihak yang menerima faedah secara langsung dan tidak langsung daripada program ini dan Contoh : Untuk program di Kementerian/Jabatan, semua anggota Kementerian/Jabatan atau Bahagian-bahagian Kementerian/Jabatan.)

(Tumpukan kepada pelanggan-pelanggan dan elakkan daripada memberikan satu senarai yang panjang lebar.)

9.  ANALISIS KEPERLUAN/DASAR :

    (a)  Masalah Pelanggan :

          (i)   Masalah-masalah pelanggan [Senaraikan masalah yang dihadapi pelanggan]
                Contoh : Penyenggaraan Stor dan Pengurusan yang berkaitan tidak sempurna.

          (ii)  Luas masalah tersebut. [Data-data/analisa data-data untuk menyokong masalah yang
                dikenalpasti.
                Contoh : Tatacara pengurusan stor, inventori dan Harta Modal dan bekalan pejabat
                                tidak dikemaskini.

         (iii) Sebab-sebab masalah
                Contoh : Tidak ada penyelenggara stor atau PT yang khusus untuk tugasan tersebut.  
                               Tugas tersebut diselenggarakan oleh PT Am disamping menjalankan tugas-
                                tugas lain di Bahagian Pentadbiran.

  (b) Alternatif Dasar :

        Contoh : Memperkemaskan peraturan kerja yang sedia ada, menyusun pembahagian 
                        tugas kepada PT sedia ada.

  (c) Strategi Tahun Belanjawan 2011-2012

        (i)  Strategi Jangka Panjang (melebihi 5 tahun)
             Contoh : Melaksanakan program pengkomputeran bagi urusan penyenggaraan stor
                            dan daftar Harta Modal/Inventori dan bekalan pejabat.

       (ii)  Strategi Jangka Pendek (kurang dari 5 tahun)
             Contoh : Latihan kepada kakitangan yang berterusan

       (iii) Strategi Tahun Belanjawan Pertama
             Contoh : Memohon pengisian jawatan kosong ;
                             Memperlengkapkan peralatan pejabat dan penjaduan penyenggaraan yang
                             berterusan.

     (iv)  Strategi Tahun Belanjawan Kedua


 10. FUNGSI-FUNGSI :


(Menerangkan dalam bentuk siri fungsi utama yang perlu dijalankan untuk menghasilkan output terakhir bagi Aktiviti. Pembahagian fungsi perlulah dibuat dibawah tajuk-tajuk tertentu atau aktiviti kecil supaya perbelanjaan dapat dikenalpasti dengan mudah mengikut fungsi di bawah pemecahan sumber-sumber.)


Format ABM-1



PENERANGAN RINGKAS ABM-1

1.  MAKSUD  : [Contoh : B11]                                     2.  JABATAN : [Contoh : PDT Bentong]

3.  OBJEKTIF : [Nyatakan Objektif Jabatan]

[Contoh : Memberi  perkhidmatan  sokongan  meliputi  pentadbiran  am, kewangan, perkhidmatan dan perjawatan kepada semua  anggota,merancang, mengurus dan memastikan projek Pembangunan Luar Bandar dapat dilaksanakan sepenuhnya, memberi perkhidmatan berkualiti pelupusan, pembangunan, pendaftaran tanah selaras dengan KTN dan undang-undang yang berkaitan serta penguatkuasaan undang-undang tersebut, mengutip dan menguruskan semua hasil yang perlu dibayar dan dikutip.]

4.  PUNCA KUASA : [Catatkan keputusan Kabinet secara khusus atau Akta-Akta Parlimen
                                      atau Perbendaharaan dari mana Agensi memperolehi kuasa.]
                                      [Contoh : Waran Perjawatan/Waran Peruntukan/Ordinan Stem]

5.  STRATEGI AGENSI : [Sila nyatakan strategi agensi bagi tahun baru berasaskan perkara-
                                             perkara berikut :-]

                                          (a) Pencapaian objektif pada tahun 2009, tahun 2010 dan tahun 2011 :

                                          (b) Masalah/kekurangan/kelemahan tahun 2009 :

                                                -[nyatakan masalah-masalah yang dihadapi yang telah
                                                 menghalang pencapaian objektif agensi seperti kekurangan
                                                 peralatan, tenaga manusia, latihan, sistem kerja faktor-faktor
                                                 luaran dan lain-lain]

                                                -[nyatakan langkah-langkah mengatasi masalah/kekurangan/
                                                 kelemahan tersebut di atas]

                                         (c)  Perubahan objektif, strategi dan fungsi :

                                              -[nyatakan perubahan Program/Aktiviti yang dicadangkan (jika ada)]
                                              -[nyatakan kepentingan Program/Aktiviti mengikut keutamaan]
                                              -[implikasi peruntukan kewangan]
                                              -[implikasi keperluan perjawatan]

~EDITOR~

Friday, April 9, 2010

Surat Pekeliling Perbendaharaan Negeri Pahang Bil.1 Tahun 2010

m/s 1
m/s 2

m/s 3

m/s 4

m/s 5

m/s 6

m/s 7

m/s 8

m/s 9

m/s 10

m/s 11


NOTA :-
Sila klik pada gambar untuk pembesaran saiz gambar.

Tuesday, March 16, 2010

Salam

Seperti yang semua sedia maklum,kita kini kearah penyediaan Bajet 2011/ 2012. Jabatan-Jabatan seperti biasa dikehendaki menyediakan Cadangan Anggaran Bajet masing-masing mengikut tarikh yang telah ditentukan dalam surat pekeliling.

Walaubagaimanapun, setiap tahun Pentadbiran ini mendapati terdapat Jabatan yang tidak dapat mengisi Format ABM dengan betul dan tepat selain tidak dapat menghantar Cadangan Anggaran Belanjawan mengikut masa yang telah ditetapkan.

Sehubungan dengan itu, Unit Belanjawan, Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Pahang telah mengambil inisiatif untuk menyediakan manual panduan mengisi Format ABM tersebut agar dapat membantu Jabatan-Jabatan dalam memahami dengan lebih jelas lagi kaedah sebenar mengisi format ABM. Jika masih terdapat sebarang pertanyaan, pihak Jabatan bolehlah berhubung terus dengan Unit Belanjawan, PKPN.

Semoga kerjasama dan hubungan baik antara PKPN Pahang dan semua Jabatan akan dapat diteruskan dimasa akan datang.


~Editor~