DEFINISI

Pegawai Pengawal :-

Pelantikan Pegawai Pengawal adalah merujuk kepada Seksyen 15A Prosedur Kewangan 1957.

Ketua Program :-

Ketua Program bagi satu-satu program di bawah struktur program dan aktiviti.

Ketua Aktiviti :-

Ketua bagi satu-satu Aktiviti dibawah Struktur Program dan Aktiviti.

Batas Perbelanjaan :-

Satu jumlah peruntukan wang yang ditetapkan di peringkat permulaan proses belanjawan tahunan sebagai peruntukan bagi sesuatu Jabatan untuk membiayai dasar sedia ada bagi tahun berkenaan. Jumlah peruntukan ini tidak boleh dilampaui di dalam mengemukakan cadangan perbelanjaan bagi dasar sedia ada.

Dasar Sedia Ada :-

Semua Program/Aktiviti yang dijalankan pada tahun semasa (kecuali "one-off") yang telah mendapat kelulusan Pegawai Kewangan Negeri atau Pihak Berkuasa Negeri.

Dasar Baru :-

Dasar baru merupakan Program/Aktiviti baru termasuk tambahan, sambungan atau perluasan kepada dasar sedia ada.

'One-Off' :-
Sesuatu perbelanjaan yang tidak berulang (hanya sekali)

Perjanjian Program :-

Suatu persetujuan antara Jabatan dengan Pegawai Kewangan Negeri mengenai input yang akan digunakan, output dan impak yang hendak dicapai untuk setiap Program/Aktiviti yang dikenal pasti.

Laporan Pengecualian :-

Laporan bagi tujuan memberi penjelasan terhadap penunjuk-penunjuk (mengenai kewangan dan bukan kewangan) yang mana pencapaian input/outputnya adalah didapati terkeluar daripada kadar varian yang dipersetujui di dalam Perjanjian Program.

Petunjuk Prestasi :-

Maklumat output yang dikenalpasti dan digunakan bagi mengawasi pencapaian sesuatu aktiviti. Pada amnya maklumat ini boleh disediakan dalam bentuk kuantitatif, kualitatif, kecekapan masa dan kos unit.

Tahap Varian Yang Diiktiraf :-

Satu tahap yang dipersetujui untuk sesuatu penuntuk prestasi yang mana sesebuah Jabatan tidak perlu mengemukakan laporan pengecualian. Tahap ini boleh dinyatakan dalam bentuk peratusan atau nilai mutlak sebenar. Misalnya, sekiranya sesuatu penunjuk prestasi ditetapkan pencapaian 100 dan tahap varian yang dipersetujui adalah +2, maka pencapaian di antara 98 hingga 102 dianggap dalam tahap varian yang dibenarkan dan laporan pengecualian tidak perlu disediakan.

'Threshold' :-

Sesuatu nilai yang ditetapkan oleh Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri bagi sesuatu agensi yang mana nilai digunakan sebagai ukuran untuk menentukan jumlah peruntukan tambahan yang wajar diluluskan oleh Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri di dalam menimbangkan sesuatu cadangan dasar baru/'one-off' itu. Bagi program baru atau 'one-off' yang nilainya melampaui paras 'threshold', peruntukan tambahan akan hanya diberi bagi setakat nilai yang melebihi 'threshold' Jabatan berkenaan.

PENENTUAN OBJEKTIF

Penentuan Objektif merupakan satu tugas yang kritikal di dalam proses pengurusan. Seseorang pengurus yang cekap perlu memahami apa yang seharusnya dicapai oleh organisasi serta sumbangannya terhadap pencapaian objektif berkenaan. Pernyataan objektif yang terang, jelas dan ringkas akan membantu sesuatu organisasi itu menjadi lebih cekap dan berkesan.

Penentuan objektif memberikan rangka asas bagi seseorang pengurus membuat perancangan yang lebih baik, bermakna dan memilih beberapa tindakan ke arah pencapaian objektif tersebut. Pernyataaan objektif yang tepat, ringkas dan jelas maksudnya akan membolehkan seseorang pengurus itu membuat keputusan pengurusan yang lebih baik dan tegas. Dengan cara penekanan kepada objektif yang tepat dan jelas ini pertindihan fungsi berbagai-bagai Program dan Aktiviti dalam satu-satu organisasi itu adalah satu tugas yang sukar tetapi ianya tidak mustahil dilaksanakan oleh pengurusan.

Memandangkan kepada perubahan-perubahan yang berlaku dari masa ke semasa, pembentukan satu-satu objektif itu bukanlah satu proses yang dilakukan sekali sahaja. Ianya merupakan satu proses yang berterusan yang memerlukan pemikiran semula berpandukan kepada maklumat yang diperolehi dari tindakan-tindakan yang telah diambil di samping perkembangan-perkembangan lain. Oleh kerana tugas untuk menentukan objektif yang jelas dan tepat merupakan sebahagian daripada tugas perancangan strategik maka tugas ini tidak seharusnya diberikan kepada pegawai-pegawai peringkat bawahan dalam sesuatu organisasi. Ianya harus dijalankan oleh pihak pengurusan atasan.

Objektif ialah apa yang hendak dicapai. Objektif perlu disediakan di peringkat-peringkat Organisasi, Program, Aktiviti dan Aktiviti Kecil. Penentuan objektif adalah satu ciri penting Sistem Belanjawan Diubahsuai kerana perkara-perkara seperti strategi pelaksanaan, fungsi, output dan impak Aktiviti akan ditentukan berasaskan kepada objektif. Selain daripada ini Penilaian Program akan dapat dibuat berdasarkan kepada objektif.

Pernyataan objektif yang baik mempunyai ciri-ciri berikut :-

(a)  Menumpukan kepada masalah dan/atau keperluan yang harus diselesaikan atau dipenuhi;

(b)  Berorientasikan impak;

(c)  Dinyatakan dalam bentuk yang boleh dicapai; dan

(d)  Dinyatakan dalam bentuk yang boleh diukur.

Objektif pula tidak sepatutnya :

(a)  Berbentuk fungsi/tugas sahaja

(b)  Dalam bentuk kenyataan undang-undang; dan

(c)  Bersifat umum dan terlalu luas

PEMBENTUKAN PROGRAM DAN AKTIVITI

Sistem Belanjawan Diubahsuai menumpukan perhatian kepada objektif sesebuah organisasi dan mengaitkan kepada sumbangan semua Program dan Aktiviti kepada pencapaian objektif tersebut. Oleh itu untuk memastikan kejayaan sistem ini maka perlulah kita merangka Program dan Aktiviti.

Dalam konteks Sistem Belanjawan Diubahsuai, Program boleh didefinisikan sebagai klasifikasi kerja tertinggi yang dijalankan oleh sesuatu agensi untuk mencapai matlamatnya. Ianya merupakan bidang-bidang tugas agensi dan biasanya terdiri dari beberapa Aktiviti.

Pernyataan objektif bagi sesuatu organisasi itu mestilah ditentukan terlebih dahulu. Setelah objektif yang hendak dicapai itu jelas, maka struktur Program dan Aktiviti dirangka. Dengan lain perkataan Program ialah cara bagi mencapai sesuatu objektif yang telah ditetapkan. Ada beberapa sebab tertentu mengapa mustahaknya Program dan Aktiviti dirangka dan diantaranya ialah :-

(a)  Ianya merupakan satu cara bagi mengintegrasikan semua elemen Sistem Belanjawan

      Diubahsuai iaitu Batas Perbelanjaan, Perjanjian Program yang mengandungi maklumat

      mengenai Objektif, Program, Aktiviti dan Pengukuran Prestasi, Penilaian Program dan

      Pendekatan Yang Lebih Menyeluruh Terhadap Kawalan Perbelanjaan;

(b)  Dengan adanya Program, kita boleh menumpukan perhatian kepada sesuatu objektif iaitu

      dengan menjadikan objektif ini sebagai titik penentuan bagi kegiatan-kegiatan Aktiviti dan

      punca-punca pengeluaran yang digunakan; dan

(c)  Program juga mengenai Aktiviti-Aktiviti yang menyumbang kepada pencapaian objektif    

      Program ini dan dengan ini kosnya boleh ditentukan. Ianya juga membolehkan kita

      menyenaraikan semua Aktiviti mengikut makna. Dengan cara ini kita boleh mengumpul

      maklumat yang berguna bagi membuat keputusan yang lebih rasional.

Ada beberapa ciri bagi menentukan sesuatu Program yang baik :-

• 
  
  Sesuatu program itu mestilah mempunyai objektif dan objektif bagi tiap-tiap Program itu hendaklah tidak serupa tetapi ianya saling menyumbang kepada pencapaian objektif sesebuah organisasi;
  
• 
  
  Beberapa Program itu mestilah apabila disatukan menumpukan perhatian kepada objektif sesuatu organisasi dan akhirnya menyumbang kepada matlamat Kerajaan keseluruhannya;
  
• 
  
  Sesuatu Program itu mestilah boleh dinilaikan kepada faedah-faedah yang hendak diperolehi dan prestasinya mestilah boleh diukur;
  
• 
  
  Sesuatu Program itu haruslah menggalakkan kita menimbang beberapa cara untk mencapai sesuatu objektif;
  
• 
  
  Sesuatu Program itu mestilah sejajar dengan peranan sesuatu organisasi dan tidak bercanggah dengan sebarang peruntukan undang-undang agensi berkenaan dan seterusnya perlembagaan negara; dan
  
• 
  
  Sesuatu Program itu mestilah menjadi asas rangkaian untuk mengumpul maklumat. Ini memudahkan sesuatu organisasi itu menentukan peruntukan, membuat keputusan dan pelaksaaan melalui Program dan Aktiviti. Ianya juga membantu pihak pengurusan dalam perancangan belanjawan, penyelarasan, kawalan dan penilaian operasi-operasi yang dijalankan.

Oleh kerana sesuatu Program itu mengandungi beberapa langkah operasi yang saling membantu ke arah mencapai objektif sesebuah organisasi dan untuk menentukan kejayaan yang optimum, operasi-operasi tersebut perlu dikendalikan secara berasingan. Oleh yang demikian, sesuatu Program boleh dipecahkan kepada beberapa Aktiviti.

Aktiviti boleh didefinisikan sebagai sekumpulan operasi kerja, tugas atau tanggungjawab yang merupakan sebahagian/pecahan sesuatu Program.

Berikut adalah beberapa ciri bagi mengenali sesuatu Aktiviti :-

1. 
   
   Fokus kepada masalah/keperluan utama;
   
2. 
   
   Menghasilkan output akhir yang 'homogenous'
   
3. 
   
   Mempunyai pelanggan utama;
   
4. 
   
   Mempunyai pegawai yang bertanggungjawab untuk tujuan akauntabiliti; dan
   
5. 
   
   Tidak terlalu besar atau terlalu kecil dari segi perbelanjaan dan bilangan kakitangan.

Struktur Program dan Aktiviti dibentuk setelah Program dan Aktivitri dikenalpasti. Struktur Program dan Aktiviti boleh didefinisikan sebagai satu senarai Aktiviti dibawah kendalian sesuatu Program yang telah disusun mengikut susunan keutamaan untuk mencapai sesuatu objektif.

Struktur Program dan Aktiviti juga merupakan rangka kerja yang sangat berguna dalam menyusun maklumat-malumat yang diperlukan bagi perancangan belanjawan, penyelarasan dan penilaian operasi sesebuah organisasi. Ianya juga menyediakan rangkaian laporan maklumat-maklumat yang diperlukan.